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Description

Sous l'autorité du directeur adjoint à la direction des études, le coordonnateur au Service du cheminement scolaire est responsable des opérations et des activités du registrariat et agit en tant que répondant auprès des différentes instances responsables de l'exploitation des systèmes informatiques reliés à ce secteur. Il a à exercer certaines fonctions de gestion (organisation, direction, contrôle, évaluation) auprès d'employés sous sa supervision et à collaborer à la coordination des activités du Service du cheminement scolaire.

RÔLES ET RESPONSABILITÉS

De manière plus spécifique, la personne choisie :

• Participe à l'élaboration des politiques et processus reliés au cheminement scolaire et au registrariat;
• Participe à l'élaboration du plan de travail, du budget et des rapports d'activités;
• Assure le respect des normes, règlement sur le régime d'études collégiales (RREC) et autres;
• Veille à l'application des procédures propres aux activités du registrariat, notamment celles relatives au suivi des admissions, à l'inscription, à la perception des frais, à la sanction des étudiants et à l'autorisation des programmes d'études pour les secteurs de l'enseignement régulier et de la formation continue;
• Soumet des propositions du calendrier scolaire conforme aux normes qui nous régissent, aux différentes instances pour adoption;
• Établi le calendrier des différentes opérations et s'assure du respect des échéanciers des activités (choix de cours, inscription, fabrication ainsi que de la mise à jour des procédures;
• Assume la responsabilité du dossier physique et virtuel de l'étudiant;
• Gère le personnel affecté à la gestion du dossier étudiant;
• Coordonne les activités relatives au recensement des clientèles;
• Gère et contrôle le processus de traitement et la validité des données informatiques et pédagogiques liés à la transmission au MEES des données relatives aux clientèles;
• Coordonne les activités d'identification des étudiants admissibles à une sanction d'études et s'assure de la validité des données transmises au MEES;
• Coordonne les activités relatives à la passation de l'épreuve uniforme de langue (EUL);
• Tient à jour le calendrier de conservation du dossier étudiant, la confidentialité des dossiers scolaires et assure le suivi des opérations;
• Gère le système de gestion pédagogique du Cégep ainsi que les données associées (CLARA, OMNIVOX);
• Coordonne les mises à jour des grilles de cours dans le système Clara pédagogique;
• Coordonne les tests reliés aux nouveaux modules de Clara pédagogique ou d'Omnivox et aux opérations massives;
• Coordonne les activités de formation liées à l'utilisation de Clara pédagogique ou d'Omnivox;
• Coordonne les communications avec le fournisseur de nos systèmes de gestion pédagogique (Clara pédagogique et Omnivox) ;
• Planifie, organise et assure le suivi des cours d'été;
• De plus, la personne titulaire du poste aura à représenter le collège à différents comités.

EXIGENCES

• Diplôme universitaire de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié notamment en administration, en informatique de gestion, en science de l'éducation;
• Ou toute autre combinaison de formation et d'expérience jugée équivalente;
• Deux années d'expérience pertinente, dont au moins une en gestion.

La personne recherchée :

• Démontre une bonne connaissance du milieu collégial et des divers règlements qui le régisse;
• Possède une capacité d'analyse et de synthèse;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Est rigoureux dans sa gestion et dans le traitement de ses dossiers;
• Possède un sens de l'organisation et une capacité à gérer des échéanciers serrés;
• Démontre une capacité pour le travail d'équipe, des habiletés en relations interpersonnelles et un souci du service à la clientèle;
• Possède une maîtrise des outils informatiques pertinents tels que les systèmes de gestion pédagogique ainsi que la suite MS Office.

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Primary Address

3500 rue De Courval
Trois-Rivières, Québec, G9A 5E6